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文具活用の達人に聞く!なるほど文具活用術

仕事をする上で欠かせないのが文具。クリアファイルや付箋、クリップなど、いろいろな文具をそれぞれの用途で使っていると思いますが……文具にはそれぞれの特徴を活かした意外な活用術があるのをご存じですか?

知っておくと便利な使い方、一工夫することでより用途が広がる方法などを、事務効率化コンサルタントであり、『最強の文具活用術』の著者でもあるオダギリ展子さんにうかがいました。目から鱗のライフハック術をまとめて紹介!
 

1.「横入れ式クリアファイル」で作業効率を大幅アップ!

みなさんは、カタログや小冊子などを保管する際、どうしていますか?パンチ穴を開けて2穴ファイルに綴じたり、クリアファイルの各ポケットに収納したりするのが、一般的な方法だと思います。
けれども、文字などの記載部分にパンチ穴がかかって重要な情報が欠落する可能性や、閲覧のたびにそれらをポケットから出し入れする必要があるなど、それぞれ不具合があるのは否めません。

そこでオススメしたいのが、横入れ式クリアファイルを使っての ≪カタログや小冊子などをファイルに綴じたまま閲覧可能にする方法≫ です。

■手順
① 横入れ式のクリアファイルを用意する
② ①のポケットにカタログや小冊子の最終ページのみを差し込むようにして収納する

③ カタログや小冊子にパンチ穴を開けることなく、ファイルに綴じたままの状態で中身が閲覧できるようになりました

 
 

2-1.サッと取り出せる「付箋」にして、ストレスフリーと時短を狙う

オフィスでのマストアイテムとして付箋を挙げる人も多いでしょう。そして、その小型さゆえにどこかに紛れ込んでしまい、「必要なときに限って見当たらない」という経験をしたことのある人も少なくないのでは?

付箋を探すのに時間をとられたり、見つからなくてイライラしたりしないために紹介したいのが、 ≪付箋の台紙を剥がしてデスク周りに貼付&固定し、紛失を防ぐ方法≫ です。

■手順
① 付箋の台紙を剥がす

② 付箋の裏面についている糊の部分を利用して机周りに貼付&固定化して使う(ここでは、机上に設置したボックスファイルの側面に貼っています)

■備考
・机上に平置きにして貼るなど、自分の使い勝手のよいように貼るのがいちばん!
・重みで落下しないように、小分けにして貼ると落ちにくくなる
・強粘着、全面糊タイプの付箋を選ぶのも◎
・市販の専用ディスペンサーもあり
 

2-2.「付箋」で簡単にできる、ラクで確実な期限管理

期限管理に頭を悩ませている人に朗報です。これから、確実な期限管理が簡単にできる方法を紹介します。用意するのは、付箋とクリアホルダーとボックスファイル。名づけて、 ≪付箋+クリアホルダーで実現するラクで確実な期限管理法≫ です。

■手順
① 作業期限日(=〆切日)が発生したら、その日付を赤ペンなどで付箋に記入する
② ①の付箋がクリアホルダーからはみ出るように書類に貼付し、ボックスファイルに立てて保管

③ 出勤後、付箋の日付を確認して、作業期限の近い案件から処理していく

■備考
・期限管理をより確実にしたい場合、①の段階で卓上カレンダーや手帳などにも期日と作業内容を記し、③の段階で付箋の日付と併せてチェック(=二重の期限管理)しましょう。作業期限日などの転記ミスやモレなどがあった際のバックアップになりオススメです
 

3.「ダブルクリップ」が机周りで大活躍!

メモをとりたいときにすぐメモ帳やメモ用紙が見つからないのは困りもの。であれば、いつでも必ず机上にあるメモ帳を自分でつくってしまいましょう!次は、 ≪ダブルクリップで机上に固定されたメモ帳をつくる方法≫ を紹介します。「ダブルクリップで机上に固定する」という使い方は、他のものにも応用がききますので、ぜひ参考にしてみてください。

■手順
① 机の端にA4用紙(または不要な紙)を束ねてセットする

② 特大のダブルクリップで机ごと綴じる(机の下側にキズをつけたくない方は、間に何か挟むと◎)


 
●ダブルクリップ活用バリエーション〔その1〕
コードの整理に

●ダブルクリップ活用バリエーション〔その2〕
出先でのバッグハンガーとして(机にキズがつかないように、写真のように間に何か挟むことをオススメします)


 

4.「ゼムクリップ」の形状とサイズを活かして、使い方∞!

実は市販のクリップは、サイズがとても豊富!私の手元にあるゼムクリップ(1社に限定)だけでも、大から小までこのようなラインナップ(一部)があるのです。

その形状とサイズを活かして、「何か」つくってみたくなること、ありませんか?ということで、 ≪ゼムクリップの形状とサイズを活かした使い方≫ を紹介します。ゼムクリップには、これ以外にもさまざまな活用法がありそうなので、以下の使い方をヒントに、みなさんも「何か」を編み出してみては?

●クリップでつくる!キーホルダー / クリップホルダー
まずは、いちばん大きいサイズのゼムクリップでキーホルダーをつくってみました!

次に、大きめのゼムクリップでできたのはクリップホルダー。こちらは、輪ゴムホルダーとしても使えそうです。

■備考
・携帯にも便利
・クリップホルダーにした場合、2種類までなら分別可
・フックなどに引っかけることができる


 

5. 超絶便利な「ダブルクリップ×ゼムクリップ」の合わせワザ

サイズが小さめのクリップをつないでチェーン状にし、両サイドに各種クリップをつけてみると、さらに活用の幅が広がります。 ≪「ダブルクリップ×ゼムクリップ」の合わせワザ≫ を紹介しましょう。「ダブルクリップ×ゼムクリップ」の組み合わせによる活用法も無限大。これを参考に、他にも便利な使い方を考えてみてください。

●合わせワザ〔その1〕
「ペンホルダー兼クリップホルダー」として使う

■手順
① 極小のクリップをつないでチェーンをつくり、端に大きめのゼムクリップとダブルクリップをそれぞれつける

② 大きめのゼムクリップとペンのクリップ部分をとめ合わせる

③ ダブルクリップをノートやメモ帳、鞄などにつけて使う

■備考
・大きめのゼムクリップをペンホルダーとして使う
・ゼムクリップが必要なときは、チェーンから外して使う(チェーン自体がクリップホルダー)

●合わせワザ〔その2〕
「消しゴムホルダー兼クリップホルダー」として使う

■手順
① 小さめのクリップをつないでチェーンをつくり、両端、あるいは片端にダブルクリップをつける

② 先端につけたダブルクリップで消しゴムを挟む。ダブルクリップを両端につけた場合は、もうひとつのダブルクリップをノートやメモ帳、鞄などにつけて使う

■備考
・消しゴムを見失うことがない(=消しゴムホルダー)ので、出先で重宝する
・クリップが必要なときは、チェーンから外して使う(=クリップホルダー)
・ダブルクリップを両端につけた場合は、ノートやメモ帳などにつけて「取っ手」として使うことができる
 

6. 紙製クリップ「デルプ」のメーカー想定外メソッド3選

マックス社から発売されている「デルプ」は、一般的なコピー用紙などの書類を15枚まで綴じられる紙製のクリップです。

「書類をしっかりとめられる」「繰り返し使える」「文字が書き込める」「リサイクルしやすい」……と、普通に使うだけで十分便利なアイテムです。最後に ≪紙製クリップ「デルプ」のメーカー想定外メソッド3選≫ を紹介します。

●メーカー想定外メソッド〔その1〕
クリアホルダーから書類が飛び出るのを防ぐための「ストッパー」として使う

■手順
クリアホルダーの開口部の片側に取りつけるだけ

■備考
・AとB、二種類の書類があった場合、クリアホルダーのくり抜き穴のある方をデルプでとめず、書類Aの右上角をデルプに収める形でクリアホルダーに綴じ、書類Bを通常のやり方でクリアホルダーに綴じると、クリアホルダーの中で書類AとBを混同させずに保管することができます

●メーカー想定外メソッド〔その2〕
手帳のページの角に取りつけて、領収書やメモなどの一時保管に使うと出張時に重宝

●メーカー想定外メソッド〔その3〕
手帳のインデックスとして使う

マンスリーページはピンクで

路線図は山手線を連想させる黄緑色で

ブランクページは白で

                                  

■備考
・きちんと装着すれば、外れにくくかさばらないので、持ち運びする手帳などに取りつけるのにピッタリです
 

まとめ

なるほど!と思わされるアイデアがたくさんありました。アイデア次第で、文具の用途はもっともっと広がりそうです。みなさんも自分なりの使い方を探求し、実行してみてはいかがでしょうか。きっと仕事の効率化にもつながるでしょう。

※この記事は2018年2月時点での情報です。
 

記事執筆:オダギリ展子
事務効率化コンサルタント
特許および貿易事務の業務に携わり、事務業務のリスクヘッジや効率化のノウハウを身につける。その結果、過去の担当者の月100時間を超える残業をゼロにした。
著書は、『デスクワーク整理術』(三笠書房)、『デスクワーク&整理術のルールとマナー』(日本実業出版社)など。3月に『事務ミスがない人の図解整理術〔書類・メモ・データ〕』(三笠書房)が発売予定。
▼オフィス事務の効率学: http://www.office-jimu.com/
 

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